Konzertwerbung: Konzerte richtig promoten

Gelegentlich veranstalten wir mit unseren Bands auch eigene Konzerte. Das ist wichtig, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie man unsere Künstler am besten promoted. Am 30.01.2011 hatten wir Paul Vincent mit seiner Band Vincent Rocks in der Kulturwerkstatt Paderborn.
Hier erklären wir, wie wir den Laden an einem Sonntag voll bekommen haben. Interessierte Veranstalter können unsere Tipps zur Konzertwerbung gerne als Anleitung zur Bewerbung eines Vincent Rocks Konzerts verwenden. Wenn ein Konzert Sonntags in Paderborn funktioniert, dann läuft’s in jeder anderen Stadt auch!

Hier die detaillierte Beschreibung:

Termin veröffentlichen und Vorverkauf einrichten

Den Konzerttermin haben wir Ende November vereinbart. Das ist für ein Vincent Rocks Konzert sehr kurzfristig. Die Musiker sind Vollprofis und haben volle Terminkalender. Dieser Sonntag war aber kurzfristig frei geworden.

Sofort nach der Terminfindung haben wir den Vorverkauf eingerichtet:

• Bei Ticket Online für die bundesweite Verfügbarkeit und die Auflistung in zahlreichen Eventportalen
• Bei den relevanten lokalen Vorverkaufsstellen mit einfachen selbst erstellen Hardtickets

Preise:
12 Euro im VVK (dann landet man bei 13,10 Euro inkl. Gebühren im lokalen VVK und 15,10 Euro bei Ticket Online).
16 Euro an der Abendkasse

Den Konzerttermin haben wir umgehend online angekündigt:

• auf der eigenen Homepage
• auf der Homepage der Location
• auf der Homepage der Band
• als Event bei Last.fm
• als Event bei Facebook
• als Event bei Xing
• bei Hooolp
• …

Plakate und Flyer

Die Band Vincent Rocks ist sehr großzügig beim Bereitstellen von Werbematerial. Wir hatten 100 A3, 100 A2, 2500 Flyer und 10 A1 Plakate zur Verfügung. Über die Band haben wir sogar die Plakateindrucke realisieren lassen.
Das Plakat ist sehr gut für die Promotion eines Konzerts geeignet.

• Das Motiv vermittelt sofort Konzertatmosphäre
• In wenigen Worten wird der Künstler vorgestellt
• Der Plakateindruck ist übersichtlich gestaltet. Datum und Ort sind auch im Vorbeifahren gut zu erfassen

Infoseite und Presseinfos

Auf www.lautstrom.de haben wir eine Infoseite zum Konzert angelegt. Mit den Presseinfos und Infos zum Vorverkauf. Vincent Rocks hat hervorragende Livevideos bei Youtube, die wir dort eingebunden haben.

Presseinfos mit Fotos in verschiedenen Formaten haben wir dann an die lokale Presse gemailt. Es ist wichtig, einen gut gepflegten Presseverteiler zu haben. Monatszeitschriften sollten bis zum 10. der Vormonats informiert werden. Dabei sollte man den städtischen Onlineauftritt nicht vergessen. Jede Stadt hat einen eigenen Terminkalender und kündigt Kulturveranstaltungen in der Regel gerne an. Wir nutzen zudem auch immer den Pressedienst: Eventverteiler

Hier unser Presseinfo: http://www.lautstrom.de/Presseinfo_VincentRocks_Paderborn.pdf

Das Info enthält alle klassischen Kriterien für eine erfolgreiche Pressemeldung:

• Eckdaten der Veranstaltung
• Pressefotos, die natürlich noch als druckfähige Dateien zur Verfügung stehen
• Teaser Text (die wichtigsten Fakten in 5 Zeilen)
• Ausführliche Infos, nach Wichtigkeit angeordnet, damit Redakteure leicht kürzen können

Plakatierung

Eine Straßenplakatierung wäre in Paderborn für das Konzert einfach zu teuer gewesen. Hier muss man mit 0,5-0,75 Euro pro Tag pro Plakat kalkulieren. Die Plakate waren daher zunächst ein ständiger Begleiter im Auto. Überall wo wir eine Möglichkeit gesehen haben, wurden Flyer und Plakate platziert. Außerdem haben wir gute Freunde ebenfalls mit je 10-20 Plakaten ausgestattet und sie gebeten, ein wenig zu verteilen.

Die bis hierhin beschriebenen Maßnahmen zur Konzertpromotion sind als absolutes Minimum der Promotion anzusehen. Richtig erfolgreich war diese Promotion für unser Vincent Rocks Konzert nicht. Die Vorverkaufszahlen entwickelten sich nur sehr schleppend. 2 Wochen vor dem Konzert waren keine 20 Tickets verkauft.

Last Minute Promotion

14 Tage vor der Veranstaltung haben wir dann mehrere gezielte Aktionen gestartet:

• Sinnvolle Plakatstellen wurden bestückt. Wir haben eine Liste mit ca. 40 wichtigen Orten wie Szenegastro, Läden, öffentlichen Plakatstellen erstellt und abgearbeitet. Auch große Firmen haben wir mit Plakaten versorgt.
• Persönlicher Presse-Kontakt: Eine Mail über einen Presseverteiler ist wichtig, um in alle relevanten Terminkalender zu kommen. Möchte man einen größeren Artikel haben, ist das  persönliche Gespräch mit den zuständigen Redakteuren sehr hilfreich. Wir haben mehrfach mit dem WDR telefoniert. Ergebnis: eine Ankündigung im TV mit Szenen aus einem Livekonzert. Vincent Rocks hat dazu sendefähiges Material zur Verfügung gestellt.
  Radio Hochstift hat nach einem Anruf in der Redaktion eine Ankündigung gebracht. Das Paderborner Campus-Radio kam zu einem Interview vor Ort vorbei. Mit dem Veranstaltungsmagazin Erwin der Neuen Westfälischen konnten wir eine “Last Minute Aktion” durchführen. In der Zeitschrift waren Coupons abgedruckt, mit denen man an der Abendkasse nur 13 anstatt 16 Euro zahlen musste. Das Westfälische Volksblatt hat 2 Tage vor der Veranstaltung, nach mehrfachen Bitten, einen Artikel mit großem Bild veröffentlicht.
• Persönliche Einladungen: Wir haben gezielt Freunde und andere Veranstalter zum Konzert eingeladen. Dabei haben wir ihnen die Möglichkeit gegeben, vergünstigte Tickets an Freunde zu vergeben.
• Firmenaktionen: Lokalen Firmen haben wir ebenfalls vergünstigte Tickets angeboten. Auffällig war, dass bei den Firmen, wo das Angebot per Mail weitergeleitet wurde, eine tolle Rücklaufquote zu verzeichnen war. Aushänge an Werkstoren haben leider gar keine Reaktion bewirkt.
• Facebook Werbung: Bei Facebook haben wir eine Anzeige geschaltet, die ausschließlich bei Usern erschien, die über 40 Jahre alt waren und die im Umkreis von 50 Kilometern um Paderborn wohnten. Die Anzeige wurde 119.477 Mal angezeigt und hat 116 Klicks generiert. Die Kampagne hat 23,22 Euro gekostet.

Ergebnis

Besonders in der letzten Woche vor dem Konzert stieg der Vorverkauf deutlich an. Die 2 lokalen Vorverkaufsstellen haben insgesamt 45 Karten verkauft. 12 Tickets wurden telefonisch bei uns reserviert. Ticket Online wurde insgesamt nicht angenommen. Nur 6 Karten wurden über das System bestellt. 47 Tickets haben wir durch unsere Special-Price Aktionen bei Firmen und Freunden verkaufen können. Wir hatten 10 Gäste vor Ort, von denen einer einen Kleinbus mit 16 Zuschauern organisiert hat. 60 Tickets wurden an der Abendkasse verkauft – 6 kamen über mit “Erwin-Last-Minute-Coupons”. Bei 170 Gästen haben wir die Abendkasse geschlossen. Die Veranstaltung war damit ausverkauft.